芬兰的 Kemira 总部位于赫尔辛基，是纸浆和造纸、市政和工业水处理以及石油和天然气等“水密集型行业”可持续化学解决方案的全球领导者。该公司拥有一个多世纪的业务，致力于为客户提供产品和专业知识，以带来最佳的产品质量，确保水的安全和卫生，并最大限度地利用能源资源。
该公司在 37 个国家/地区拥有 5,000 多名员工，自称是全球水化学行业最大的公司之一，在世界各地拥有专家、生产设施和研发中心的专门网络。该网络的核心是公司的人力资源 (HR) 能力，Kemira 的人力资源采用分散模式，在全球拥有 60 名人力资源专业人员。
数字人力资源和工作场所发展总监 Mirka Janhonen 解释说：这是如何在基层运作的：每个国家的人力资源经理负责员工生命周期管理，而全球团队则专注于人才发展、绩效和奖励等领域，以及人员流程。
Janhonen 表示，这也是一种工作方式，这意味着需要在整个公司的地方层面开展高水平的人力资源活动。反过来，这又要求人力资源团队依赖打印出大量 Word 或 Excel 文档以及其他手动流程。Janhonen 一直在领导公司的内部负责人转向他所谓的“数字化人力资源”。
提高隐私和安全性
该计划始于 2009 年，最初实施 SAP SuccessFactors 以实现绩效和开发，以及随后几年的其他模块。但还需要更多，她说，因为虽然该解决方案在全球范围内有效，但在本地工作的人力资源经理继续依赖手动流程，将人力资源文件存储在多个地方，包括很容易放错地方的物理副本。扬霍宁解释说：
需要在地方层面实现数字化 HR 以与全球层面保持一致，这是一个巨大的挑战。我们的全球存在意味着语言是另一个关键因素，不幸的是，单一的全球平台和分散的人力资源模型无法有效地解决这个问题。我们知道我们需要将一些东西集成到我们现有的 HRM(人力资源管理)平台中，以实现更有效的文档管理，并使世界各地的人力资源经理能够更轻松地上传、管理和访问员工文档和模板，以及实现本地流程的现代化。
另一个关键驱动因素是更容易在数据合规性等领域获得更高的透明度，以及提高隐私和安全性的方法(从全球经理的角度来看，在尝试访问员工文档时，他们需要首先通过 HR特定国家/地区的经理，这不仅耗费时间，而且意味着失去了所有匿名性)。
“尽可能减少流程中的纸张”
Janhonen 表示，将 Kemira 带入数字化 HR 下一阶段的理想技术将是一种解决方案，它不仅可以与其现有的 HRM 包集成，而且还可以为 HR 经理提供有效的文档管理，并消除流程中的大量纸张尽可能。在探索了一系列系统后，该公司从 UKG HR 服务交付平台中找到了他们需要的东西。
在 Kemira 的案例中，它由员工档案管理解决方案和 HR 案例管理应用程序组成。她指出，前者是采购中非常重要的因素：
UKG 解决方案特别引起我们注意的一件事是文件管理功能，尤其是可配置以适应本地流程;这意味着我们可以根据需要设置工作流程。鉴于我们需要迎合不同国家的需求，这在我们的采购决策中发挥了重要作用。
关键文件数字化
那么这是正确的决定吗?鉴于 Janhonen 认为供应商已经能够与公司现有的核心系统“完美地”集成，甚至嵌入了一个额外的集成层，使用户能够从中央员工门户访问关键人事文档，这似乎是这样的。
更妙的是，在全球范围内实现人力资源服务交付的现代化减轻了人力资源部门的大量行政负担，也让高级管理层“安心”，关键文件已经数字化，不再有任何堆积在某处等待的危险提交。Janhonen 说：
我们的人力资源团队现在有更多时间专注于我们的人员和其他关键业务任务，以推动组织向前发展。该解决方案使本地人力资源经理能够上传、管理和访问员工文档以及模板和其他有用信息——事实上，迄今为止，已上传了 25,000 份文档和 100 多个可供员工使用的申请表。该系统还自动化了工作流程，以便将员工请求发送给合适的人。
她补充说，Kemira 数字化人力资源的其他主要好处是提高了人力资源流程的速度和可见性，批准休假等流程的速度比以往任何时候都快。Janhonen 说：
最后，该解决方案带来了可定制的 HR 流程，非常适合我们这样的跨文化公司，而我们的 HR 团队针对当前局势 制定了创新流程，例如在办公室或家中工作的许可表格。
“持续数字化转型的重要性”
我们询问了在公司向更加无纸化和一体化的 HR 工作的这一成功爆发中是否有任何令人惊讶的事情发生。Janhonen 认为，吸取的主要教训是公司业务流程中持续数字化转型的重要性，以保持其系统最新和团队有效协作。
Janhonen 表示，在接下来的六个月中，重点将是通过利用平台中的流程自动化和分析，以及可能转向单点登录 (SSO) 和电子签名功能，进一步提升员工体验，尤其是在招聘和入职新员工时。正如她总结的那样
